Message d'absence WhatsApp Business : modèles pour guides et moniteurs
Le message d'absence de WhatsApp Business répond automatiquement aux clients qui vous écrivent pendant que vous ne pouvez pas répondre. Il se règle en cinq minutes dans Outils professionnels, puis Message d'absence, et il est gratuit. Pour un guide, un bon message d'absence dit trois choses : que vous êtes en sortie, quand vous répondrez, et ce que le client doit vous envoyer (date, nombre de personnes, âges) pour que vous puissiez lui répondre du premier coup.
Régler le message d'absence, pas à pas
Le message d'absence n'existe que dans WhatsApp Business, l'application gratuite pour les professionnels. Les intitulés peuvent légèrement varier selon votre téléphone et la version de l'application.
- Ouvrez WhatsApp Business, puis les Paramètres (sur Android, les trois points en haut à droite).
- Touchez Outils professionnels, puis Message d'absence.
- Activez Envoyer un message d'absence et remplacez le texte proposé par l'un des modèles ci-dessous.
- Dans Programmer, choisissez quand il part : tout le temps, sur un horaire personnalisé (par exemple de 8 h à 18 h les jours de sortie), ou en dehors de vos horaires d'ouverture.
- Dans Destinataires, choisissez à qui il part : à tout le monde, ou seulement aux personnes qui ne sont pas dans vos contacts (pratique pour ne pas l'envoyer à vos proches).
- Enregistrez. Faites un essai en vous écrivant depuis un autre numéro.
À savoir : l'option « en dehors des horaires d'ouverture » ne fonctionne que si vos horaires sont renseignés dans votre profil professionnel. Si vos journées changent tout le temps, l'horaire personnalisé ou l'envoi permanent (que vous coupez en rentrant) est plus simple.
Les modèles de message d'absence
Remplacez ce qui est entre crochets. Restez court : le client lit sur son téléphone, souvent entre deux activités.
Pendant une sortie
À programmer sur vos heures de sortie. C'est le plus utile en saison.
Bonjour et merci pour votre message 🙂 Je suis en sortie avec un groupe et je n'ai pas mon téléphone en main. Je vous réponds dès mon retour, vers [18 h]. Pour gagner du temps, dites-moi la date qui vous intéresse, le nombre de personnes et l'âge des plus jeunes. [Prénom], [Nom de la structure]
Le soir
Pour ne pas répondre à 23 h, sans laisser le client sans nouvelles.
Bonsoir, merci pour votre message. Je vous réponds demain matin, avant de partir en sortie, vers [8 h]. Si c'est pour une sortie demain, indiquez-moi le nombre de personnes et leurs âges : je regarde en priorité. Nos sorties et nos tarifs sont aussi sur [votre site].
Hors saison
Pour les mois où vous ne guidez pas, sans fermer la porte aux réservations de la saison suivante.
Bonjour, merci pour votre message. La saison est terminée : je reprends les sorties le [date]. Je lis mes messages [une à deux fois par semaine] et je vous réponds dès que possible. Les dates de la prochaine saison seront sur [votre site] à partir de [mois]. [Prénom], [Nom de la structure]
En deux langues
Si vous accueillez beaucoup de clients étrangers. Le français d'abord, l'anglais ensuite.
Bonjour, je suis en sortie et je vous réponds à mon retour, vers [18 h]. Indiquez-moi la date, le nombre de personnes et leurs âges. Hello! I'm out guiding and will reply when I'm back, around [6 pm]. Please send me the date, the number of people and their ages.
Le message d'accueil : le premier contact
Le message d'accueil part quand un client vous écrit pour la première fois, ou quand il ne vous a pas écrit depuis 14 jours. Il se règle au même endroit : Outils professionnels, puis Message d'accueil. Utilisez-le pour obtenir d'emblée les informations dont vous avez besoin.
Bonjour et bienvenue chez [Nom de la structure] 👋 Pour vous répondre au plus juste, dites-moi : - la sortie qui vous intéresse - la date - le nombre de personnes et leurs âges Toutes nos sorties et nos tarifs : [lien de votre site]
Message d'accueil et message d'absence en même temps : si les deux sont actifs, un nouveau client peut recevoir les deux à la suite. Gardez-les complémentaires : l'accueil demande les informations, l'absence dit quand vous répondrez.
Les réponses rapides à préparer
Les réponses rapides ne partent pas toutes seules : c'est vous qui les insérez, en tapant / dans une conversation. Elles se créent dans Outils professionnels, puis Réponses rapides. Ces quatre-là couvrent une bonne partie des questions de vos clients.
Rendez-vous à [heure] au [lieu précis], [repère pour le trouver]. Merci d'arriver 10 minutes avant le départ. Position : [lien Google Maps]
Nous fournissons [la combinaison, le casque, le baudrier]. À prévoir : [des chaussures fermées qui tiennent bien le pied, un maillot, de l'eau, un encas et des affaires de rechange].
[Sortie A] est ouverte dès [âge] ans, [sortie B] dès [âge] ans. Pour les plus jeunes, écrivez-moi leur âge : je vous dis ce qui est possible.
C'est moi qui décide le matin même, selon les conditions. Si j'annule, [vous êtes remboursés intégralement ou nous reportons la sortie]. Je vous préviens au plus tard [la veille au soir].
Ce qu'un bon message d'absence évite
- Un délai intenable. « Réponse sous une heure » alors que vous êtes en rivière jusqu'à 17 h : le client compte les minutes. Donnez une heure réaliste.
- Le message de vacances oublié. Un « fermé jusqu'au 15 avril » encore actif en juillet fait fuir des clients. Vérifiez-le à chaque changement de saison.
- Le pavé. Au-delà de quatre ou cinq lignes, il n'est plus lu. Le détail va sur votre site, avec un lien.
- La promesse de place. Un message automatique ne sait pas ce qu'il vous reste. Il demande les informations, c'est vous qui confirmez.
Quand le message d'absence ne suffit plus
Le message d'absence fait patienter, il ne répond pas. Si, en saison, vous rentrez de sortie avec dix conversations en attente et des clients qui voulaient réserver pour le lendemain, il existe d'autres solutions. Nous les comparons dans répondre à vos clients WhatsApp quand vous êtes en sortie.
Questions fréquentes
Le message d'absence existe-t-il sur WhatsApp classique ?
Non. Le message d'absence, le message d'accueil et les réponses rapides sont réservés à WhatsApp Business. L'application est gratuite, et le passage depuis WhatsApp classique garde votre numéro et vos conversations.
Peut-on activer le message d'absence seulement pendant les sorties ?
Oui, avec un horaire personnalisé si vos sorties ont des horaires réguliers. Si vos journées changent, réglez-le sur « toujours envoyer » et activez-le au départ, puis coupez-le en rentrant : c'est un interrupteur.
Quelle différence entre message d'accueil et message d'absence ?
Le message d'accueil part au premier contact d'un client, ou s'il ne vous a pas écrit depuis 14 jours, quelle que soit l'heure. Le message d'absence part quand quelqu'un vous écrit pendant vos heures d'absence. Le premier sert à accueillir et demander les informations, le second à dire quand vous répondrez.
Peut-on mettre un emoji dans le message ?
Oui, avec modération. Un emoji sobre en début de message rend le texte plus chaleureux ; plusieurs à la suite le rendent moins sérieux. Un seul suffit.
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